Artículo primero. Apruébanse las siguientes normas necesarias para regular los registros y procedimientos relativos a inscripciones, subinscripciones y certificados, a cargo del Servicio de Registro Civil e Identificación, necesarias por las modificaciones introducidas a la ley Nº 19.880 y el archivo, los libros y los documentos, y sus medios de registro, que deban llevar los Oficiales Civiles, en virtud de lo dispuesto en el artículo octavo transitorio de la ley Nº 21.180, sobre Transformación Digital del Estado.

Artículo 1º. El Servicio de Registro Civil e Identificación, en adelante e indistintamente el Servicio, se relacionará con otros órganos del Estado, servicios públicos, y la ciudadanía, a través de medios electrónicos que aseguren la correspondiente interoperabilidad tecnológica, entendiendo por tales, aquellos que tienen capacidades digitales, inalámbricas, ópticas, electromagnéticas u otras similares, en lo relativo a los registros que le encomienda llevar la ley, y los procedimientos relacionados con aquéllos. Los trámites y actuaciones que se realicen a través de tales medios tendrán el mismo valor que los efectuados en las Oficinas que el Servicio mantiene en todo el territorio nacional.

Artículo 2º. El Servicio administrará una plataforma electrónica para que los órganos del Estado, servicios públicos, y las personas naturales, ingresen sus solicitudes y demás documentos electrónicos, de conformidad al procedimiento que corresponda. Respecto de las operaciones que se ejecuten a través de esta plataforma, el Servicio acreditará para todos los efectos legales la identidad del emisor a través del uso de un sistema de autenticación, y la integridad del mensaje o documento electrónico.

Artículo 3º. El Servicio mantendrá un expediente electrónico por cada titular de un número de rol único nacional -RUN-, en el cual registrará los datos, antecedentes y actuaciones, correspondientes a solicitudes relacionadas con los registros a su cargo. Al contenido de este expediente podrán acceder tanto los funcionarios del Servicio de Registro Civil e Identificación autorizados al efecto, como los titulares del RUN, a través del sistema de autenticación que determine el Servicio.

Artículo 4º. Los registros a cargo del Servicio se llevarán por medios electrónicos, se almacenarán en la base de datos del Servicio, y se sujetarán a las normas que para cada uno de ellos establezca la ley, sin perjuicio de las disposiciones del presente decreto con fuerza de ley. En ellos se dejará constancia de las inscripciones, subinscripciones y, en general, de cualquier anotación, de conformidad a las leyes y reglamentos que los regulan, las que se incorporarán en el registro que se almacena en la base de datos del Servicio, por el funcionario que atienda el requerimiento respectivo, previa acreditación de los requisitos que disponga la ley.

Artículo 5º. Toda inscripción en uno de los registros a cargo del Servicio, deberá practicarse a través del sistema electrónico del Servicio, las cuales serán almacenadas en un Registro Electrónico.

Artículo 6º. De las alteraciones, complementaciones o modificaciones que afecten a alguna de las inscripciones en los registros que lleva el Servicio por disposición de la ley, se dejará constancia en el Registro Electrónico del Servicio.

Artículo 7º. En caso de extravío o destrucción de una inscripción, ya sea en soporte físico o electrónico, se iniciará un procedimiento de reconstitución, para lo cual se requerirán todos los antecedentes que consten en el Servicio o que pueda aportar el interesado u otros órganos del Estado y servicios públicos. Dicho procedimiento se regirá por lo dispuesto en el artículo 21 de la ley Nº 4.808, sobre Registro Civil, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado, fue fijado por el artículo 3º del decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2000, del Ministerio de Justicia . Si el Servicio estima que existen antecedentes suficientes para reconstituir y extender una nueva inscripción, remitirá la documentación recopilada por vía electrónica al Archivo General, para que, con el mérito de aquélla y mediante una Orden de Servicio se ordene la reconstitución de la inscripción, cualquiera sea el soporte en que se encuentre. Una vez reconstituida la inscripción, ésta será ingresada a través del sistema electrónico del Servicio, y se dejará constancia de aquélla en el Registro Electrónico.

Artículo 8º. Los procedimientos administrativos que alteren, modifiquen o complementen una inscripción en uno de los registros a cargo del Servicio, se ingresarán a un expediente electrónico, en el que se incorporarán en orden cronológico sucesivo, todas las actuaciones relacionadas con dicho registro hasta su término, mediante la dictación del acto administrativo correspondiente.

Artículo 9º. En el expediente electrónico del procedimiento administrativo se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos del Estado y servicios públicos, según corresponda, con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso. Las actuaciones, los documentos y resoluciones que el Servicio remita a los interesados, a terceros o a otros órganos del Estado y servicios públicos y las notificaciones y comunicaciones a que éstas den lugar, con expresión de la fecha y hora de su envío, deberán ingresarse en estricto orden de ocurrencia o egreso. Tales actuaciones, documentos y resoluciones del Servicio que, dentro del procedimiento, consten en formato papel, serán digitalizados e ingresados al expediente electrónico inmediatamente. Dicho expediente electrónico, en el que consten las actuaciones señaladas en los incisos precedentes, deberá mantenerse actualizado, y a él tendrán acceso permanente los interesados, por medio de un sistema de autenticación, con indicación de la fecha y hora de su presentación, ocurrencia o envío, sin perjuicio de las normas de la ley Nº 19.628 , sobre protección de la vida privada.

Artículo 10. Las subinscripciones deberán practicarse en el registro respectivo a través de medios electrónicos, las cuales serán almacenadas en el Registro Electrónico a que se refiere el artículo 5º.

Artículo 11. Las subinscripciones podrán solicitarse a través de la plataforma electrónica a que se refiere el artículo 2º. Para mantener la integridad del registro, la subinscripción deberá practicarse siempre a través del sistema electrónico del Servicio, debiendo dejarse constancia de aquélla en el Registro Electrónico.

Artículo 12. Cuando la ley exija llevar un duplicado del registro, la subinscripción deberá practicarse en ambos, de manera coetánea.

Artículo 13. Los certificados que deba extender el Servicio, respecto de los registros a su cargo, se expedirán por medios electrónicos y tendrán el mismo valor legal que los que por vía excepcional se extiendan por otros medios.

Artículo 14. Los certificados que requieran los órganos del Estado y servicios públicos para el cumplimiento de sus fines se expedirán solo a través de la plataforma electrónica, dejándose en ellos constancia de su carácter especial con la palabra "Oficial" en su encabezamiento. Los certificados de esta índole solo podrán ser utilizados por las entidades públicas aludidas en el inciso precedente que los requieran para el cumplimiento de sus fines y serán remitidos por medios electrónicos.

Artículo 15. Las personas podrán tener acceso a los registros a través del sistema electrónico del Servicio.

Artículo 16. Los formularios necesarios para las actuaciones relacionadas con los registros que lleva el Servicio, deberán estar disponibles en forma gratuita, en la plataforma electrónica del Servicio de Registro Civil e Identificación, y en las Oficinas que mantiene en todo el territorio nacional, donde deberá proveerse de información clara, fidedigna y actualizada, sobre la forma de usarlos.

Artículo 17. Los libros cuya custodia y archivo la ley pone a cargo de los Oficiales Civiles, deberán llevarse por medios electrónicos, en conformidad a lo dispuesto por el artículo 4º del presente decreto con fuerza de ley.

Artículo 18. Los Oficiales Civiles inscribirán los nacimientos y defunciones que les sean requeridos y que hayan tenido lugar dentro de su territorio jurisdiccional; celebrarán e inscribirán los matrimonios que, de acuerdo a la ley, sean de su competencia; e inscribirán y anotarán, en los registros que correspondan, los actos y contratos relativos al estado civil de las personas, que complementen o modifiquen las inscripciones en el Registro Electrónico a que se refiere el Título II.

Artículo 19. El valor probatorio de las inscripciones será el mismo, cuando la ley exija original y copia del registro.

Artículo 20. Practicada la inscripción de que se trate a través del sistema electrónico del Servicio, el Oficial Civil, solo para el caso de registros duplicados, remitirá el registro original al Archivo General, cuando corresponda, para su custodia y archivo.

Artículo 21. El registro copiador se almacenará en el Registro Electrónico del Servicio, conforme a las reglas de archivo que dispone la ley. Ante un requerimiento de copia del registro, el Oficial Civil competente la extenderá actualizada, indicando la fecha y hora del último asiento practicado en el registro respectivo, a través del sistema electrónico del Servicio.

Artículo 22. Sin perjuicio de las funciones presenciales que la ley le encomienda al Oficial Civil, los interesados en una inscripción o en cualquier otro trámite administrativo de su competencia, podrán dar inicio a su requerimiento, accediendo a la plataforma electrónica del Servicio a que se refiere el artículo 2º del presente decreto con fuerza de ley, a través del sistema de autenticación habilitado al efecto por el Servicio.

Artículo 23. La plataforma electrónica a que alude el artículo precedente permitirá que la circunscripción del Oficial Civil que corresponda pueda interactuar con el interesado, proporcionándole información conducente a que la gestión de su competencia se efectúe en el menor tiempo posible. Adicionalmente, y por el mismo medio, se informará al interesado si los documentos se encuentran en condiciones de ser recibidos a tramitación. De acuerdo a las características particulares de la circunscripción del Oficial Civil que corresponda, la Oficina, a través de la plataforma electrónica del Servicio, podrá disponer de información de interés para los usuarios de su comunidad, relativas a las actuaciones que en ella se deban gestionar de acuerdo a la ley.

Artículo 24. El Oficial Civil de cada circunscripción, deberá velar por que se mantenga actualizada la información que corresponda a su Oficina y territorio, sujetándose a las directrices y lineamientos que emanen de las autoridades de las cuales depende, de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la ley Nº 19.477 , Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación.

Artículo 25. Los documentos que el Oficial Civil deba guardar y conservar en su Oficina para el correcto ejercicio de su función, deberán llevarse por medios electrónicos.

Artículo 26. Los Índices que según la ley debe llevar el Oficial Civil respecto de las inscripciones a su cargo, serán electrónicos, y se formarán con el correlativo de todas las inscripciones practicadas durante el año, con sus respectivas actas de apertura y cierre.

Artículo 27. Las actas en que el Oficial Civil deba intervenir como ministro de fe por mandato de la ley, se llevarán a través del sistema electrónico del Servicio y una vez suscritas por él o los titulares de la inscripción en la cual recaen, o por quien determine la ley, deberán vincularse al registro o subinscribirse, cuando corresponda.

Artículo segundo. Las normas contenidas en el presente decreto con fuerza de ley comenzarán a regir conjuntamente con la ley Nº 21.180, sobre Transformación Digital del Estado, sin perjuicio de aquellas medidas que el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y el Servicio de Registro Civil e Identificación deban adoptar previamente para la adecuada ejecución de ambos cuerpos normativos.